Schritt 1 von 19 - Start 5% LinkedInDieses Feld dient zur Validierung und sollte nicht verändert werden.zollzwei Diagnostic Zollprozesse funktionieren im Alltag oft problemlos. Bis sich etwas verändert: ein neuer Lieferant, eine neue Ware, ein neuer Markt, eine wichtige Person fällt aus oder eine Zollprüfung wird angekündigt. Die zollzwei Diagnostic betrachtet deshalb nicht nur, ob Prozesse vorhanden sind, sondern wie nachvollziehbar, effizient und veränderungsfähig Ihre Zollorganisation tatsächlich ist. Im Anschluss werten wir Ihre Angaben individuell aus. Sie erhalten eine Einschätzung zu fünf Bereichen Ihrer Zollorganisation sowie Hinweise auf auffällige Risiken, unnötigen Aufwand und möglicherweise ungenutzte Potenziale. Dauer: ca. 10–15 Minuten. Sie benötigen keine Unterlagen. Es geht nicht darum, Fachwissen abzufragen, sondern darum zu verstehen, wie Zoll in Ihrem Unternehmen tatsächlich funktioniert. Zunächst ein paar Fragen zu Ihrem UnternehmenWie viele unterschiedliche Artikel umfasst Ihr Sortiment ungefähr?(erforderlich) bis 50 51–250 251–1.000 1.001–5.000 mehr als 5.000 schwer einzuschätzen für unser Unternehmen nicht sinnvoll anzugeben Mit wie vielen aktiven Lieferanten arbeiten Sie ungefähr?(erforderlich) bis 10 11–50 51–200 201–500 mehr als 500 schwer einzuschätzen Wie viele Ein- und Ausfuhrvorgänge wickelt Ihr Unternehmen ungefähr pro Jahr ab?(erforderlich) weniger als 50 50–250 251–1.000 1.001–5.000 mehr als 5.000 keine schwer einzuschätzen Wer beschäftigt sich in Ihrem Unternehmen hauptsächlich mit Zollthemen?(erforderlich) eigene Zoll-/Exportabteilung Logistik/Versand Einkauf Vertrieb Buchhaltung/Finanzen Geschäftsführung einzelne spezialisierte Mitarbeiter Spedition/Zolldienstleister externer Zollberater unterschiedlich je nach Thema sonstige Welche Rolle haben Sie selbst in Bezug auf Zollthemen in Ihrem Unternehmen?(erforderlich) Ich bin hauptsächlich für Zoll verantwortlich. Zoll ist ein wesentlicher Teil meiner Tätigkeit. Ich beschäftige mich regelmäßig mit einzelnen Zollthemen. Ich bin eher organisatorisch/leitend mit dem Thema befasst. Ich habe nur gelegentlich Berührungspunkte mit Zoll. Ich bin nicht selbst für Zoll verantwortlich. Wie ist Zoll bei Ihnen organisiert?Wie ist die Verantwortung für Zollthemen in Ihrem Unternehmen geregelt?(erforderlich) Eine oder mehrere Personen sind klar benannt; Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind eindeutig geregelt. Zuständigkeiten sind grundsätzlich bekannt, aber nicht vollständig dokumentiert. Zuständigkeiten ergeben sich überwiegend aus der täglichen Praxis. Je nach Thema oder Vorgang sind unterschiedliche Personen zuständig; eine klare Gesamtverantwortung gibt es nicht. Zollthemen werden überwiegend durch einen externen Dienstleister bearbeitet. Kann ich nicht eindeutig beurteilen. Wie stark hängt die Bearbeitung Ihrer Zollthemen vom Wissen einzelner Personen ab?(erforderlich) Kaum. Wissen und Abläufe sind so organisiert, dass mehrere Personen übernehmen können. Teilweise. Einzelne Themen hängen stärker von bestimmten Personen ab. Deutlich. Wesentliche Themen können nur von wenigen Personen bearbeitet werden. Sehr stark. Ohne eine bestimmte Person wären wesentliche Aufgaben kaum möglich. Kann ich nicht beurteilen. Stellen Sie sich vor, eine zentrale Person für Zollthemen fällt kurzfristig für drei Monate aus. Wie gut könnten ihre Aufgaben übernommen werden?(erforderlich) Ohne wesentliche Einschränkungen. Mit kurzer Einarbeitung bzw. Unterstützung. Mit erheblichem zusätzlichen Aufwand. Einzelne wichtige Aufgaben könnten kaum übernommen werden. Wesentliche Zollprozesse wären nicht ausreichend sichergestellt. Kann ich nicht beurteilen. Wie sind wesentliche Zollprozesse, Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe dokumentiert?(erforderlich) Zentral, aktuell und für relevante Mitarbeiter zugänglich. Die wichtigsten Abläufe sind dokumentiert; einzelne Bereiche fehlen oder sind nicht vollständig aktuell. Es gibt verschiedene Arbeitsanweisungen, Dateien oder persönliche Aufzeichnungen. Nur einzelne Abläufe sind dokumentiert; vieles basiert auf Erfahrung und Wissen der Mitarbeiter. Wesentliche Abläufe sind nicht dokumentiert. Kann ich nicht beurteilen. Wie wird sichergestellt, dass relevante Mitarbeiter über zollbezogene Änderungen oder neue Anforderungen informiert werden?(erforderlich) Über einen definierten Informations- und Umsetzungsprozess. Verantwortliche Personen informieren die betroffenen Mitarbeiter gezielt. Über Newsletter, Dienstleister, Schulungen oder interne Kommunikation – ohne festen Prozess. Überwiegend dann, wenn eine Änderung im Tagesgeschäft relevant wird. Dafür gibt es keinen klaren Ablauf. Kann ich nicht beurteilen. Wie entstehen Entscheidungen zu Ihren Waren?Wie werden Warennummern für neue oder noch nicht eingereihte Waren in Ihrem Unternehmen ermittelt?(erforderlich) Nach einem definierten internen Verfahren durch fachkundige Mitarbeiter. Durch interne Mitarbeiter anhand vorhandener Informationen und Erfahrungswerte. Gemeinsam mit einem externen Dienstleister oder Berater. Überwiegend durch einen externen Dienstleister. Angaben des Lieferanten oder Herstellers werden in der Regel übernommen. Je nach Ware unterschiedlich. Es gibt keinen einheitlichen Prozess. Kann ich nicht beurteilen. Welche Informationen stehen bei der Ermittlung einer Warennummer normalerweise zur Verfügung?(erforderlich) genaue Warenbeschreibung technische Daten bzw. Datenblatt Material/Zusammensetzung Funktion bzw. Verwendungszweck Bilder/Zeichnungen Hersteller-/Lieferanteninformationen bestehende Tarifierungen vergleichbarer Waren verbindliche oder behördliche Entscheidungen weitere fachliche Quellen abhängig vom jeweiligen Artikel häufig nur begrenzte Informationen kann ich nicht beurteilen Wie wird sichergestellt, dass eine ermittelte Warennummer fachlich belastbar ist?(erforderlich) Tarifierungen werden nach einem definierten Verfahren geprüft bzw. freigegeben. Schwierige oder relevante Fälle werden zusätzlich geprüft. Bei Unsicherheit wird externe fachliche Unterstützung eingeholt. Die zuständige Person entscheidet auf Grundlage ihrer Erfahrung. Lieferanten-/Herstellerangaben werden überwiegend übernommen. Es gibt keine systematische Überprüfung. Kann ich nicht beurteilen. Wie wird geprüft, ob bestehende Warennummern bei Änderungen an Produkten oder rechtlichen Vorgaben weiterhin zutreffend sind?(erforderlich) Über einen definierten Änderungs-/Überprüfungsprozess. Bei Produktänderungen bzw. bekannten rechtlichen Änderungen erfolgt eine Prüfung. Verantwortliche Mitarbeiter prüfen bei konkretem Anlass. Bestehende Warennummern werden nur selten erneut geprüft. Eine systematische Überprüfung findet nicht statt. Kann ich nicht beurteilen. Stellen Sie sich vor, Sie wählen heute einen Artikel aus, dessen Warennummer bereits seit einiger Zeit verwendet wird. Wie gut könnten Sie nachvollziehen, warum genau diese Einreihung gewählt wurde?(erforderlich) Entscheidung und fachliche Grundlage sind direkt nachvollziehbar. Grundsätzlich nachvollziehbar, mit etwas Recherche. Nur mit Unterstützung der ursprünglich beteiligten Person(en). Nur mit erheblichem Rechercheaufwand. Die ursprüngliche Entscheidung wäre wahrscheinlich nicht mehr nachvollziehbar. Kann ich nicht beurteilen. Ursprung & ZollvorteileWie wird bei neuen Waren, Kunden oder Warenströmen geprüft, ob ein Freihandelsabkommen bzw. eine Präferenzbegünstigung genutzt werden könnte?(erforderlich) Das wird systematisch als Teil eines definierten Prozesses geprüft. Relevante Fälle werden durch zuständige Mitarbeiter geprüft. Eine Prüfung erfolgt überwiegend, wenn Kunden oder andere Stellen danach fragen. Nur bei bekannten bzw. offensichtlich relevanten Ländern. Eine systematische Prüfung findet bisher nicht statt. Kann ich nicht beurteilen. In welchem Umfang nutzen Sie heute Präferenzvorteile bzw. stellen Präferenznachweise für Ihre Waren aus?(erforderlich) Regelmäßig Für einen Teil unserer Waren oder Warenströme Nur in Einzelfällen Derzeit gar nicht Kann ich nicht beurteilen Wenn Präferenzvorteile genutzt werdenWie wird festgestellt, ob eine Ware die Voraussetzungen für den präferenziellen Ursprung erfüllt?(erforderlich) anhand der jeweils geltenden Ursprungsregeln durch fachkundige Mitarbeiter über einen definierten und dokumentierten Berechnungs-/Prüfprozess mit einem eigenen Tool bzw. einer Excel-Lösung mit einer spezialisierten Softwarelösung mit externer fachlicher Unterstützung auf Grundlage von Lieferantenerklärungen bzw. anderen Ursprungsnachweisen je nach Ware unterschiedlich es gibt keinen einheitlichen Prozess kann ich nicht beurteilen Stellen Sie sich vor, Sie wählen heute eine Ware aus, für die ein Präferenznachweis ausgestellt wird. Wie gut könnten Sie nachvollziehen, warum diese Ware präferenzberechtigt ist?(erforderlich) Vollständig – Ursprungsregel, Berechnung bzw. Prüfung und zugrunde liegende Daten sind nachvollziehbar. Grundsätzlich nachvollziehbar, mit etwas Recherche. Nur mit Unterstützung bestimmter Mitarbeiter. Nur mit erheblichem Rechercheaufwand. Die ursprüngliche Entscheidung wäre nicht vollständig rekonstruierbar. Kann ich nicht beurteilen. Wie wird sichergestellt, dass Änderungen bei Waren, Vormaterialien, Lieferanten oder Ursprungsregeln bei bestehenden Präferenzentscheidungen berücksichtigt werden?(erforderlich) Über einen definierten Änderungsprozess. Zuständige Mitarbeiter prüfen relevante Änderungen systematisch. Änderungen werden bei konkretem Anlass geprüft. Das hängt stark vom jeweiligen Fall bzw. Mitarbeiter ab. Eine systematische Neubewertung findet nicht statt. Kann ich nicht beurteilen. Wenn Präferenzvorteile nicht oder kaum genutzt werdenWas sind die wesentlichen Gründe dafür, dass Präferenzvorteile bisher nicht oder nur teilweise genutzt werden?(erforderlich) Für unsere Waren bzw. Warenströme besteht kein relevantes Potenzial. Die Voraussetzungen sind uns nicht ausreichend bekannt. Die Ursprungsregeln sind zu komplex bzw. schwer zu beurteilen. Benötigte Lieferanteninformationen fehlen. Der administrative Aufwand ist zu hoch. Uns fehlen Zeit bzw. personelle Ressourcen. Das mögliche Einsparpotenzial wurde bisher nicht systematisch geprüft. Die erwartete Einsparung ist zu gering. Kunden fragen Präferenznachweise nicht nach. Wir möchten das Risiko einer falschen Ursprungserklärung vermeiden. Das Thema wurde bisher nicht aktiv verfolgt. Kann ich nicht beurteilen. Sonstiges Noch zwei Fragen zum UrsprungWie transparent ist für Sie die wirtschaftliche Bedeutung von Präferenzvorteilen für Ihr Unternehmen?(erforderlich) Wir können die tatsächlichen bzw. möglichen Zollvorteile belastbar beziffern. Wir kennen die Größenordnung für wesentliche Warenströme. Wir haben eine grobe Einschätzung. Das wurde bisher nicht systematisch ausgewertet. Wir können derzeit nicht einschätzen, ob relevantes Einsparpotenzial besteht. Für unsere Warenströme ist nach unserer Prüfung kein relevantes Potenzial vorhanden. Kann ich nicht beurteilen. Spielt der nichtpräferenzielle Ursprung Ihrer Waren in Ihrem Unternehmen eine Rolle, beispielsweise für Ursprungszeugnisse, Kennzeichnung oder handelspolitische Anforderungen?(erforderlich) Ja Nein Unsicher / kann ich nicht beurteilen Informationen aus Ihrer LieferketteWie wird sichergestellt, dass benötigte Lieferantenerklärungen rechtzeitig vorliegen und aktuell gehalten werden?(erforderlich) Über einen definierten Prozess mit systematischer Anforderung und Überwachung. Durch klar zuständige Mitarbeiter mit regelmäßiger Nachverfolgung. Überwiegend manuell, aber nach einem festen Verfahren. Bei Bedarf bzw. wenn ein Präferenznachweis benötigt wird. Abhängig vom jeweiligen Lieferanten oder Vorgang. Es gibt keinen einheitlichen Prozess. Lieferantenerklärungen sind für uns nicht relevant. Kann ich nicht beurteilen. Wie wird sichergestellt, dass verwendete Lieferantenerklärungen gültig, vollständig und den richtigen Waren zugeordnet sind?(erforderlich) Systematische Prüfung und eindeutige Zuordnung zu den betroffenen Waren. Prüfung durch zuständige Mitarbeiter nach einem festgelegten Verfahren. Prüfung erfolgt bei Eingang bzw. Verwendung, aber nicht nach einem einheitlichen Verfahren. Wir verlassen uns überwiegend auf die Angaben des Lieferanten. Eine systematische Prüfung findet nicht statt. Lieferantenerklärungen sind für uns nicht relevant. Kann ich nicht beurteilen. Stellen Sie sich vor, ein Lieferant informiert Sie heute darüber, dass eine bereits abgegebene Lieferantenerklärung nachträglich korrigiert werden muss. Wie gut könnten Sie feststellen, welche eigenen Waren und bereits ausgestellten Präferenznachweise davon betroffen sind?(erforderlich) Direkt und systematisch nachvollziehbar. Nach kurzer Recherche nachvollziehbar. Möglich, aber nur durch manuelle Auswertung mehrerer Datenquellen. Nur mit erheblichem Aufwand. Eine vollständige Rückverfolgung wäre kaum möglich. Für unser Unternehmen nicht relevant. Kann ich nicht beurteilen. Für wie viele Artikel sind Lieferantenerklärungen bei Ihnen ungefähr relevant? bis 50 51–250 251–1.000 1.001–5.000 mehr als 5.000 schwer einzuschätzen für uns nicht relevant Ihre EinfuhrenImportiert Ihr Unternehmen Waren aus Nicht-EU-Ländern?(erforderlich) Ja Nein Ihre Einfuhren im DetailBei der Einfuhr greifen Waren-, Lieferanten-, Wert- und Anmeldedaten ineinander. Uns interessiert deshalb vor allem, wie diese Informationen zusammengeführt, geprüft und später nachvollzogen werden können.Wie ist bei Ihren Einfuhren geregelt, wer die für die Zollanmeldung verwendeten Angaben festlegt bzw. verantwortet?(erforderlich) Die relevanten Daten und Verantwortlichkeiten sind intern klar definiert; die Anmeldung erfolgt intern. Die Daten werden intern festgelegt; ein Dienstleister erstellt daraus die Anmeldung. Unternehmen und Dienstleister stimmen die erforderlichen Angaben gemeinsam ab. Der Dienstleister entscheidet weitgehend auf Basis der übermittelten Unterlagen. Wesentliche Angaben werden aus Lieferantenunterlagen übernommen. Je nach Vorgang unterschiedlich. Nicht eindeutig geregelt. Kann ich nicht beurteilen. Wie wird sichergestellt, dass für eine Einfuhr vollständige und plausible Waren-, Lieferanten- und Geschäftsdaten in die Zollanmeldung gelangen?(erforderlich) Über einen definierten Daten- und Prüfprozess. Verantwortliche Mitarbeiter prüfen die benötigten Informationen vor der Anmeldung. Daten werden überwiegend systemgestützt bereitgestellt und bei Bedarf geprüft. Der Dienstleister prüft die übermittelten Unterlagen und fragt bei Bedarf nach. Angaben werden überwiegend aus Rechnung und Lieferantendokumenten übernommen. Die Vorgehensweise unterscheidet sich je nach Vorgang. Es gibt keinen einheitlichen Prüfprozess. Kann ich nicht beurteilen. Wie wird bei Ihren Einfuhren sichergestellt, dass der verwendete Zollwert korrekt ermittelt wird und, soweit relevant, neben dem Rechnungspreis weitere zollwertrelevante Bestandteile berücksichtigt werden?(erforderlich) Über einen definierten Zollwertprozess mit klaren Regeln für relevante Kosten und Anpassungen. Durch fachkundige Mitarbeiter anhand der jeweiligen Einfuhrkonstellation. Der Zollwert wird systemgestützt ermittelt; besondere Fälle werden zusätzlich geprüft. Ein Dienstleister ermittelt den Zollwert anhand der von uns bereitgestellten Informationen. In der Regel wird der Rechnungspreis bzw. der vom Lieferanten angegebene Wert verwendet. Je nach Einfuhr unterschiedlich. Eine gesonderte Prüfung des Zollwerts findet nicht systematisch statt. Kann ich nicht beurteilen. Wie wird überprüft, ob abgeschlossene Einfuhranmeldungen mit den vorgesehenen Angaben übereinstimmen und mögliche Auffälligkeiten erkannt werden?(erforderlich) Systematisch nach definierten Kontrollregeln. Stichprobenartig nach festgelegten Kriterien. Bei besonderen oder auffälligen Vorgängen. Die Kontrolle wird im Wesentlichen durch den Dienstleister vorgenommen. Nur wenn ein konkretes Problem auffällt. Eine Nachkontrolle findet grundsätzlich nicht statt. Kann ich nicht beurteilen. Stellen Sie sich vor, Sie wählen heute eine beliebige Einfuhr aus den vergangenen Monaten aus. Wie gut könnten Sie nachvollziehen, welche wesentlichen zollrelevanten Daten verwendet wurden, woher diese stammen und wie die Abgaben zustande gekommen sind?(erforderlich) Vollständig und ohne größeren Aufwand. Grundsätzlich vollständig, mit etwas Recherche. Nur über mehrere Systeme, Dateien oder Personen. Nur mit Unterstützung des Dienstleisters. Nur mit erheblichem Aufwand bzw. teilweise nicht mehr vollständig. Kann ich nicht beurteilen. Welche der folgenden Themen können bei Ihren Einfuhren vorkommen bzw. werden bei der Zollwertermittlung, soweit relevant, berücksichtigt? Beförderungs- und Versicherungskosten Verpackungskosten vom Käufer bereitgestellte Materialien, Werkzeuge oder andere Beistellungen Lizenz- oder Lizenzgebühren Provisionen nachträgliche Preisänderungen Geschäfte zwischen verbundenen Unternehmen weitere zollwertrelevante Bestandteile Bei unseren Einfuhren spielen solche zusätzlichen Faktoren üblicherweise keine Rolle. Kann ich nicht beurteilen. Bei welchen Themen entstehen bei Ihren Einfuhren regelmäßig Rückfragen, Korrekturen oder Verzögerungen? Warennummer Warenbeschreibung bzw. Produktdaten Zollwert Ursprung/Präferenz Lieferantendokumente Genehmigungen oder Beschränkungen Kommunikation mit Spedition/Zolldienstleister interne Abstimmung nachträgliche Korrekturen aktuell keine wesentlichen Schwierigkeiten anderes Ihre AusfuhrenExportiert Ihr Unternehmen Waren in Nicht-EU-Länder?(erforderlich) Ja Nein Wie laufen Ihre Ausfuhren?Wie ist bei Ihren Ausfuhren geregelt, wer die zollrelevanten Anforderungen prüft und die für die Ausfuhr verwendeten Angaben verantwortet?(erforderlich) Klare interne Verantwortlichkeiten und ein definierter Prozess. Anforderungen und Daten werden intern festgelegt; die Anmeldung erfolgt durch einen externen Dienstleister. Unternehmen und Dienstleister bearbeiten die Anforderungen gemeinsam. Der externe Dienstleister übernimmt wesentliche Prüfungen und Entscheidungen. Je nach Vorgang unterschiedlich. Es gibt keinen einheitlichen Ablauf. Kann ich nicht beurteilen. Wie wird sichergestellt, dass für eine Ausfuhr die erforderlichen Waren-, Kunden- und Geschäftsdaten vollständig und plausibel vorliegen?(erforderlich) Über einen definierten Daten- und Prüfprozess. Verantwortliche Mitarbeiter prüfen die relevanten Informationen. Daten werden überwiegend systemgestützt bereitgestellt und bei Bedarf geprüft. Der Dienstleister prüft die übermittelten Informationen und fragt bei Bedarf nach. Informationen werden überwiegend aus vorhandenen Auftrags- und Produktdaten übernommen. Je nach Vorgang unterschiedlich. Es gibt keinen einheitlichen Prüfprozess. Kann ich nicht beurteilen. Stellen Sie sich vor, Sie wählen heute eine beliebige Ausfuhr aus den vergangenen Monaten aus. Wie gut könnten Sie nachvollziehen, welche wesentlichen zollrelevanten Angaben verwendet wurden, woher diese stammen und welche Nachweise zum Vorgang gehören?(erforderlich) Vollständig und ohne größeren Aufwand. Grundsätzlich vollständig, mit etwas Recherche. Nur über mehrere Systeme, Dateien oder Personen. Nur mit Unterstützung des Dienstleisters. Nur mit erheblichem Aufwand bzw. teilweise nicht vollständig. Kann ich nicht beurteilen. Ein bestehender Artikel soll erstmals an einen neuen Kunden in einem Land geliefert werden, in das Sie bisher nicht exportiert haben. Was passiert typischerweise vor der ersten Lieferung?(erforderlich) Es gibt einen definierten Prozess, über den die relevanten Anforderungen geprüft werden. Zuständige Mitarbeiter prüfen die neue Konstellation fachlich. Mehrere Fachbereiche bzw. externe Fachstellen werden gezielt eingebunden. Die Prüfung erfolgt abhängig vom Land bzw. konkreten Auftrag. Wesentliche Prüfungen übernimmt ein externer Dienstleister. Es gibt keinen klar definierten Ablauf für solche Fälle. Kann ich nicht beurteilen. Bei welchen Themen entstehen bei Ihren Ausfuhren regelmäßig Rückfragen, Korrekturen oder Verzögerungen? Wareninformationen Warentarifierung Ursprung/Präferenz Ausfuhrdokumente Zollanmeldung Exportkontrolle Genehmigungen/Beschränkungen Kundeninformationen Kommunikation mit Spedition/Zolldienstleister interne Abstimmung aktuell keine wesentlichen Schwierigkeiten anderes Außenwirtschaft & ExportkontrolleWie wird sichergestellt, dass bei relevanten Geschäftsvorgängen eine Exportkontrollprüfung erfolgt und klar ist, wer dafür verantwortlich ist?(erforderlich) Es gibt einen definierten Prozess mit klarer Verantwortung. Die fachliche Zuständigkeit ist klar; die Prüfung erfolgt durch verantwortliche Mitarbeiter. Prüfungen erfolgen teilweise systemgestützt und werden fachlich überwacht. Wesentliche Prüfungen übernimmt ein externer Dienstleister bzw. Berater. Die Prüfung erfolgt abhängig vom jeweiligen Vorgang. Es gibt keine einheitliche Regelung. Kann ich nicht beurteilen. Wie wird geprüft, ob Ihre Waren aufgrund ihrer Eigenschaften oder sonstigen Merkmale exportkontrollrechtlichen Beschränkungen unterliegen können?(erforderlich) Systematisch anhand eines definierten Verfahrens und der jeweils relevanten Rechtsgrundlagen. Durch fachkundige Mitarbeiter anhand der Produktinformationen. Mit Software bzw. Datenbanken und zusätzlicher fachlicher Prüfung. Durch externe Spezialisten oder Dienstleister. Nur bei Waren, die bereits als möglicherweise kritisch bekannt sind. Eine systematische Güterprüfung findet nicht statt. Kann ich nicht beurteilen. Wie wird geprüft, ob Geschäftspartner, beteiligte Personen oder Zielländer von relevanten Beschränkungen oder Sanktionen betroffen sind?(erforderlich) Systematisch innerhalb eines definierten Prozesses. Automatisiert bzw. systemgestützt mit geregeltem Umgang mit möglichen Treffern. Manuell durch zuständige Mitarbeiter. Durch einen externen Dienstleister. Nur bei bestimmten Ländern oder Geschäftspartnern. Nicht systematisch. Kann ich nicht beurteilen. Wie wird berücksichtigt, wofür eine Ware verwendet werden soll bzw. wer der tatsächliche Endverwender ist, wenn dies für die Exportkontrolle relevant sein kann?(erforderlich) Das ist Bestandteil eines definierten Prüfprozesses. Bei relevanten Waren oder Geschäften wird dies gezielt geprüft. Eine Prüfung erfolgt bei Auffälligkeiten oder besonderen Konstellationen. Informationen werden überwiegend vom Kunden übernommen. Endverwendung und Endverwender werden nicht systematisch betrachtet. Kann ich nicht beurteilen. Wie gut könnten Sie für eine konkrete Ausfuhr später nachvollziehen, welche Exportkontrollprüfungen durchgeführt wurden und warum die Lieferung freigegeben wurde?(erforderlich) Vollständig und unmittelbar nachvollziehbar. Grundsätzlich nachvollziehbar, mit etwas Recherche. Nur über mehrere Systeme, Dateien oder Personen. Nur mit Unterstützung eines externen Dienstleisters. Nur teilweise bzw. mit erheblichem Aufwand. Eine konkrete Freigabeentscheidung wäre nicht zuverlässig rekonstruierbar. Kann ich nicht beurteilen. Was passiert typischerweise, wenn eine Exportkontrollprüfung kein eindeutiges Ergebnis liefert oder eine mögliche Beschränkung erkannt wird? Der Vorgang wird gesperrt und erst nach definierter Klärung freigegeben. Eine fachlich verantwortliche Person prüft und dokumentiert die Entscheidung. Externe Spezialisten bzw. Dienstleister werden zur Klärung eingebunden. Das Vorgehen wird abhängig vom Einzelfall festgelegt. Es gibt keinen klar definierten Eskalationsprozess. Kann ich nicht beurteilen. Zollverfahren & VereinfachungenWie wird in Ihrem Unternehmen geprüft, ob besondere Zollverfahren, Bewilligungen oder Vereinfachungen für bestehende oder neue Warenströme sinnvoll sein könnten?(erforderlich) Systematisch bzw. bei neuen oder veränderten Warenströmen. Verantwortliche Mitarbeiter prüfen dies bei relevanten Konstellationen. Gemeinsam mit Zollberater oder Dienstleister bei konkretem Anlass. Nur wenn ein konkretes Problem oder eine besondere Anforderung entsteht. Bisher findet keine systematische Prüfung statt. Für unsere Warenströme wurde geprüft, dass derzeit keine relevanten Möglichkeiten bestehen. Kann ich nicht beurteilen. Welche besonderen Zollverfahren, Bewilligungen oder Vereinfachungen nutzen Sie aktuell?(erforderlich) Aktive Veredelung Passive Veredelung Zolllager Vorübergehende Verwendung Endverwendung Vereinfachungen bei Zollanmeldungen bzw. weitere zollrechtliche Bewilligungen Weitere Derzeit keine Kann ich nicht beurteilen Falls Sie solche Verfahren oder Bewilligungen nutzen: Wie wird sichergestellt, dass die damit verbundenen Voraussetzungen, Fristen und Nachweispflichten dauerhaft eingehalten werden? Über definierte Kontrollen und klare Verantwortlichkeiten. Zuständige Mitarbeiter überwachen die Anforderungen regelmäßig. Teilweise systemgestützt, teilweise manuell. Überwiegend durch einen externen Dienstleister. Überwiegend anlassbezogen. Es gibt keine einheitliche Überwachung. Kann ich nicht beurteilen. Für uns nicht relevant. Falls Sie solche Verfahren oder Bewilligungen nutzen: Wie wird geprüft, ob Änderungen bei Waren, Prozessen, Mengen, Standorten oder der Organisation Auswirkungen darauf haben? Bestandteil eines definierten Änderungsprozesses. Zuständige Mitarbeiter prüfen relevante Veränderungen. Externe Fachleute oder Dienstleister werden bei relevanten Änderungen eingebunden. Die Prüfung erfolgt bei konkretem Anlass. Es gibt dafür keinen festen Prozess. Kann ich nicht beurteilen. Für uns nicht relevant. Wenn etwas nicht nach Plan läuftWenn morgen eine Zollprüfung angekündigt würde: Wie sicher wären Sie, dass Sie wesentliche Zollprozesse, Entscheidungen und Nachweise ohne größere Vorbereitung nachvollziehbar darstellen könnten?(erforderlich) Sehr sicher – die erforderlichen Informationen und Nachweise sind strukturiert verfügbar. Eher sicher – einzelne Unterlagen müssten zusammengestellt werden. Teilweise – für einzelne Bereiche wäre erhebliche Vorbereitung erforderlich. Eher unsicher – vieles müsste zunächst recherchiert oder rekonstruiert werden. Sehr unsicher. Kann ich nicht beurteilen. Bei einer internen Kontrolle oder Zollprüfung wird festgestellt, dass ein bereits abgewickelter Vorgang fehlerhaft war. Wie wird damit typischerweise umgegangen?(erforderlich) Der Fehler wird korrigiert, die Ursache analysiert und systematisch geprüft, ob weitere Vorgänge betroffen sind. Der Fehler wird korrigiert und ähnliche Vorgänge werden bei Bedarf überprüft. Der konkrete Vorgang wird korrigiert; weitere Prüfungen erfolgen abhängig vom Einzelfall. Hauptsächlich wird der konkrete Fehler behoben. Dafür gibt es keinen definierten Ablauf. Kann ich nicht beurteilen. Wie wird sichergestellt, dass Erkenntnisse aus Fehlern, internen Kontrollen oder Zollprüfungen dauerhaft in die betroffenen Prozesse übernommen werden?(erforderlich) Maßnahmen werden dokumentiert, Verantwortlichkeiten festgelegt und die Umsetzung nachverfolgt. Betroffene Prozesse bzw. Arbeitsanweisungen werden angepasst und die Änderungen kommuniziert. Zuständige Mitarbeiter setzen erforderliche Änderungen um. Erkenntnisse werden besprochen, aber nicht systematisch nachverfolgt. Es gibt dafür keinen festen Prozess. Bisher gab es keine entsprechenden Fälle. Kann ich nicht beurteilen. Daten & tägliche ArbeitWenn Sie für einen konkreten Zollvorgang mehrere Informationen benötigen: Wo finden Sie diese typischerweise?(erforderlich) überwiegend zentral in einem System in mehreren miteinander verbundenen Systemen in mehreren getrennten Systemen in Excel-Dateien in Dokumenten bzw. Ordnerstrukturen in E-Mails bei einzelnen Mitarbeitern beim externen Dienstleister unterschiedlich je nach Vorgang kann ich nicht beurteilen Wenn zu einer Ware unterschiedliche Angaben an verschiedenen Stellen vorhanden sind: Ist eindeutig festgelegt, welche Datenquelle für die Zollabwicklung maßgeblich ist?(erforderlich) Ja, für die wesentlichen zollrelevanten Daten gibt es eindeutig definierte führende Datenquellen. Überwiegend ja; einzelne Informationen werden aus zusätzlichen Quellen ergänzt. Das hängt vom jeweiligen Thema ab. Mitarbeiter wissen aus Erfahrung, welche Quelle verwendet werden muss. Nicht immer eindeutig; unterschiedliche Datenstände kommen vor. Nein. Kann ich nicht beurteilen. Eine zollrelevante Information ändert sich, beispielsweise Warennummer, Ursprung, Lieferantendaten oder Produkteigenschaften. Wie wird sichergestellt, dass die Änderung an allen relevanten Stellen berücksichtigt wird?(erforderlich) Automatisiert bzw. über einen definierten Änderungsprozess. Verantwortliche Mitarbeiter aktualisieren die betroffenen Daten nach einem festgelegten Verfahren. Änderungen werden manuell an mehreren Stellen gepflegt, aber nach einem bekannten Ablauf. Die Umsetzung hängt vom jeweiligen Thema bzw. Mitarbeiter ab. Es besteht keine systematische Verbindung zwischen den betroffenen Daten und Prozessen. Kann ich nicht beurteilen. Wie häufig müssen zollrelevante Informationen manuell zwischen verschiedenen Systemen, Dateien, E-Mails oder Beteiligten übertragen bzw. zusammengeführt werden?(erforderlich) Praktisch nie. Gelegentlich. Regelmäßig in einzelnen Prozessen. Regelmäßig in mehreren wesentlichen Prozessen. Ein großer Teil der Zollarbeit besteht aus manueller Zusammenführung bzw. Übertragung von Informationen. Kann ich nicht beurteilen. Stellen Sie sich vor, die Zahl Ihrer Artikel, Lieferanten oder Zollvorgänge verdoppelt sich. Wie würde sich der Aufwand mit Ihrer heutigen Arbeitsweise voraussichtlich verändern?(erforderlich) Nur geringfügig, die bestehenden Prozesse könnten das weitgehend auffangen. Spürbar, aber mit den bestehenden Strukturen beherrschbar. Deutlich, zusätzliche manuelle Kapazität wäre wahrscheinlich erforderlich. Sehr stark, mehrere Prozesse müssten neu organisiert oder technisch unterstützt werden. Die heutige Arbeitsweise würde an wesentliche Grenzen stoßen. Kann ich nicht beurteilen. Bei welchen wiederkehrenden Tätigkeiten entsteht bei Ihnen besonders viel manueller Aufwand? Waren- und Stammdaten pflegen Warentarifierung Lieferantendaten beschaffen Lieferantenerklärungen anfordern bzw. nachhalten Präferenzkalkulation Gültigkeiten und Fristen überwachen Importdaten zusammenstellen Exportdaten zusammenstellen Exportkontrollprüfungen Dokumente bzw. Nachweise suchen Daten zwischen Systemen übertragen Abstimmung mit Dienstleistern Auswertungen erstellen aktuell kein wesentlicher manueller Aufwand anderes Wenn Sie eine einzige wiederkehrende Aufgabe im Zollbereich morgen deutlich vereinfachen oder automatisieren könnten, welche wäre das? Ein Blick nach vorneMorgen wird ein völlig neues Produkt in Ihr Sortiment aufgenommen. Wie ist sichergestellt, dass die zollrelevanten Anforderungen vor dem ersten Import bzw. Export berücksichtigt werden?(erforderlich) Es gibt einen definierten Prozess, in dem die relevanten Zollthemen systematisch geprüft werden. Zuständige Mitarbeiter werden frühzeitig eingebunden und prüfen die relevanten Themen. Die erforderlichen Zollthemen werden abhängig vom Produkt bzw. Warenstrom geprüft. Zoll wird überwiegend eingebunden, wenn konkrete Fragen oder Probleme entstehen. Es gibt keinen festen Prozess, über den Zollthemen bei neuen Produkten berücksichtigt werden. Kann ich nicht beurteilen. Wie wird sichergestellt, dass relevante Änderungen im Zoll- und Außenwirtschaftsrecht erkannt, bewertet und in betroffene Prozesse übernommen werden?(erforderlich) Es gibt definierte Informationsquellen, Verantwortlichkeiten und einen geregelten Umsetzungsprozess. Verantwortliche Mitarbeiter beobachten relevante Änderungen und veranlassen erforderliche Anpassungen. Externe Dienstleister bzw. Berater informieren uns; intern werden notwendige Anpassungen umgesetzt. Informationen werden über verschiedene Quellen bezogen; die Umsetzung erfolgt je nach Thema. Änderungen werden überwiegend berücksichtigt, wenn sie im Tagesgeschäft konkret relevant werden. Es gibt keinen systematischen Prozess. Kann ich nicht beurteilen. Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen verändert sich deutlich, beispielsweise durch mehr Artikel, neue Lieferanten, neue Länder oder erheblich mehr Zollvorgänge. Welche Bereiche würden mit Ihrer heutigen Arbeitsweise voraussichtlich zuerst an ihre Grenzen kommen?(erforderlich) interne Zuständigkeiten bzw. Kapazitäten Warentarifierung Waren- und Stammdaten Lieferantendaten Lieferantenerklärungen Präferenzmanagement Importabwicklung Exportabwicklung Exportkontrolle Bewilligungen/besondere Zollverfahren Dokumentation/Nachweise IT/Systeme Abstimmung mit externen Dienstleistern aktuell sehe ich keinen Bereich, der dadurch wesentlich problematisch würde kann ich nicht einschätzen anderes Wenn Sie eine Sache in Ihrer Zollorganisation in den nächsten drei Jahren deutlich verbessern könnten, welche wäre das? Ihre persönliche AuswertungUnternehmen(erforderlich)Vor- und Nachname(erforderlich)Stellung im UnternehmenE-Mail-Adresse(erforderlich) Einwilligung(erforderlich) Ich stimme der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutzerklärung zu.Die im Rahmen der zollzwei Diagnostic erhobenen Angaben und personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Erstellung und Übermittlung Ihrer individuellen Auswertung sowie für damit verbundene Rückfragen verarbeitet. Weitere Informationen finde ich in der Datenschutzerklärung.
