Ein neuer Markt, ein neuer Lieferant oder der erste Export in ein Drittland – das ist eine spannende Entwicklung für jedes Unternehmen. Gleichzeitig bringen internationale Geschäfte zollrechtliche Anforderungen mit sich, die schnell komplex werden. Diese Checkliste zeigt, welche Punkte Sie vor Ihrer ersten Exportsendung klären sollten.
1. EORI-Nummer beantragen
Ohne EORI-Nummer ist keine Zollanmeldung möglich. Diese EU-weit eindeutige Registriernummer für Wirtschaftsbeteiligte wird einmalig beim zuständigen Hauptzollamt beantragt und gilt anschließend für alle EU-Mitgliedstaaten. Das sollte der erste Schritt sein, lange bevor die erste Sendung das Haus verlässt.
2. Die richtige Tarifnummer ermitteln
Jede Ware muss korrekt tarifiert werden – also der zutreffenden Position im Zolltarif zugeordnet werden. Von dieser Tarifnummer hängen Zollsatz, mögliche Genehmigungspflichten und die Frage ab, ob Präferenzen überhaupt infrage kommen. Eine falsch ermittelte Tarifnummer wirkt sich auf jede einzelne Sendung aus, die danach folgt – deshalb lohnt sich hier besondere Sorgfalt am Anfang.
3. Prüfen, ob Präferenzen genutzt werden können
Besteht zwischen der EU und Ihrem Zielland ein Freihandelsabkommen, kann sich eine Präferenzkalkulation lohnen: Erfüllt Ihre Ware die geltenden Ursprungsregeln, profitieren Sie von reduzierten oder ganz entfallenden Zöllen im Zielland. Das ist gerade beim Einstieg in einen neuen Markt oft ein spürbarer Wettbewerbsvorteil, wird aber häufig erst viel zu spät geprüft.
4. Klären, ob eine Produktregistrierung nötig ist
Unabhängig von der reinen Zollabwicklung verlangen viele Länder eine Produktregistrierung, bevor eine Ware dort verkauft werden darf. Fehlt diese, kann der Import gestoppt werden – selbst wenn die Zollanmeldung selbst einwandfrei ist. Diese Prüfung sollte frühzeitig erfolgen, da Registrierungen je nach Land und Produktgruppe mehrere Wochen bis Monate dauern können.
5. Exportkontrolle nicht übersehen
Bevor eine Ware das Land verlässt, sollte geprüft werden, ob Genehmigungspflichten bestehen – etwa bei Dual-Use-Gütern, bestimmten Technologien oder Lieferungen in sanktionierte Länder. Auch das Bestimmungsland selbst und der Endkunde sollten gegen aktuelle Sanktionslisten abgeglichen werden. Dieser Schritt wird bei der ersten Exportsendung häufig vergessen, weil er nicht offensichtlich mit dem eigentlichen Produkt zu tun hat.
6. Die passenden Incoterms wählen
Incoterms legen fest, wer bei Transport, Kosten und Risiko bis zu welchem Punkt verantwortlich ist – und beeinflussen direkt, wer die Zollanmeldung übernehmen muss und wie der Zollwert ermittelt wird. Eine unpassend gewählte Klausel kann zu unerwarteten Kosten oder Pflichten führen, die bei Vertragsabschluss oft übersehen werden.
7. Dokumentation von Anfang an sauber aufsetzen
Handelsrechnung, Ursprungsnachweis, Zollanmeldung und je nach Produkt weitere Bescheinigungen – welche Dokumente konkret nötig sind, hängt von Zielland und Warenart ab. Wichtiger als die einzelne Sendung ist aber, von Beginn an einen wiederholbaren, dokumentierten Prozess aufzubauen, statt jede Sendung improvisiert neu zu behandeln.
Warum sich die Vorbereitung auszahlt
Fehler am Anfang eines neuen Auslandsgeschäfts kosten Zeit, Geld und Vertrauen – gegenüber Kunden, Lieferanten und Behörden. Anders als bei laufenden Prozessen, wo sich Fehler eingeschlichen haben können, haben Sie beim ersten Schritt ins Ausland die Chance, direkt strukturiert und rechtssicher zu starten. Das ist deutlich einfacher, als bestehende, fehlerhafte Abläufe im Nachhinein zu korrigieren.
Planen Sie den Einstieg ins Auslandsgeschäft oder einen neuen Zielmarkt? Ich begleite Sie von der ersten Bedarfsanalyse bis zur laufenden Abwicklung – damit Sie von Anfang an richtig aufgestellt sind.